○海陽町文書管理規程
平成18年3月31日
訓令第3号
(目的)
第1条 この訓令は、海陽町における文書の管理について基本的事項を定めることにより、文書事務の適正かつ迅速な実施を図り、もって事務の能率化及び合理化に資することを目的とする。
(1) 課 海陽町課設置条例(平成18年海陽町条例第7号)第2条に規定する課及び室をいう。
(2) 課長 前号に掲げる課又は室の長をいう。
(3) 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。
(4) 電子文書 電子計算機(入出力装置を含む。以下同じ。)による情報処理の用に供される電磁的記録媒体に記録することができる情報をいう。
(5) 文書の保管 文書を課又は室の事務室内のファイリング・キャビネット等一定の場所に収納しておくことをいう。
(6) 文書の保存 文書庫等を原則として事務室以外の場所に収納することをいい、電子文書にあっては町の組織の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録することをいう。
(文書事務の原則)
第3条 文書事務は、適正かつ迅速に行うとともに、その処理の経過を明らかにするように努めるものとする。
(総務課長の職責)
第4条 総務課長は、文書管理に関する事務の総責任者である文書統括責任者を担当し、文書事務(文書の受領、配付、収受、審査、決裁、浄書、印刷、発送及び整理等)の指導、改善及び完結文書の保存と廃棄の事務を統括する。
(課長の職責)
第5条 課長は、課の文書事務に関する一切の事務の責任者である文書管理責任者を担当する。
(文書主任)
第6条 文書事務を適正かつ迅速に処理するため、各課に文書主任を置く。
2 文書主任は、次に掲げる事務を指揮する。
(1) 文書の収受、配付及び発送に関すること。
(2) 文書の処理の促進に関すること。
(3) 文書事務の指導に関すること。
(4) 文書の整理、保管、引継ぎ及び廃棄に関すること。
(5) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。
(文書の記号及び番号)
第7条 文書には、軽易な事案に係るものを除き、次に掲げるところにより文書の記号を付し、番号を記載しなければならない。
(1) 条例、規則、訓令及び告示の記号は、その種類名に町名を冠したものとし、番号は、その種類ごとに暦年による一連番号とすること。
(2) 前号以外の文書の記号は、町名及び課名を表す略号とし、番号は、課ごとに会計年度による一連番号とすること。
(到達文書の取扱い)
第8条 町役場に到達した文書(以下「到達文書」という。)は、総務課長が受領し、次により速やかに処理しなければならない。
(1) 到達文書は、課ごとに分類し、集配ボックスにより配付すること。
(2) 封筒の表示等により特に開封が必要と認められる文書は、開封し、所管課へ配付すること。
(3) 親展文書、内容証明扱い、配達証明扱い及び書留(現金書留を含む。)扱いによる文書並びに特別送達文書は、封をしたまま収受印を押し、特殊文書受付簿(様式第3号)に所要事項を記載して所管課に配付すること。
(4) 2以上の課に関連する文書は、総務課長と関係部課長との協議の上、最も関係が多いと認められる課等に配付すること。
(執務時間外の到達文書)
第9条 執務時間外の到達文書は、宿日直員が受領し、別に定めるところにより総務課長に引き継がなければならない。
(転送の禁止)
第10条 配付を受けた文書のうち、当該課の所管に属しないものがあったときは、直ちに総務課へ返付し、各課相互に転送してはならない。
(課における文書の取扱い)
第11条 課長は、配付を受けた文書(以下「配付文書」という。)を次により速やかに処理しなければならない。
(2) 個人あて又は職名あての親展文書その他開封を不適当と認めるものは、封をしたまま収受印を押し、名あて人に配付する。
(3) 文書の収受の日時が権利の得失又は変更に関係のある文書及び電報は、収受日付印の下に収受時刻を記入し、処理担当者の認め印を押して直ちに名あて人に配付する。
2 前項の規定にかかわらず、課長は、申請書、届出書等で、課において直接収受し、直ちに処理を要すると認められるものについては、文書の収受方法を別に定めることができる。
(文書の処理方針)
第12条 文書は、課長及び文書主任が中心となって速やかに処理しなければならない。
2 課長は、文書を収受したときは、当該文書を文書主任に回付しなければならない。ただし、当該文書が次のいずれかに該当するときは、速やかに上司に供覧して、直接上司の指示を受けなければならない。
(1) 重要な文書で処理について直接上司の指示又は承認を受ける必要のあるもの
(2) 国又は他の地方公共団体の機関からの文書で重要と認められるもの
(3) 事務の性質上その処理が長期の日時を要すると認められるもの(課長の専決に属する事務を除く。)
3 文書主任は、前項の規定により文書の回付を受けたときは、当該文書の処理を行う職員(以下「事務担当者」という。)を指名し、課長からの指示その他当該文書を処理するのに必要な指示をしなければならない。
(文書処理の期日)
第13条 課に配付された文書は、原則としてその日のうちに事務担当者に回付しなければならない。
2 事務担当者は、前項により回付された文書を指定された期日内に処理しなければならない。ただし、指定された期日内に処理することが困難であると認められるときは、課長の承認を得て期日を延長することができる。
(文書の供覧)
第14条 文書の供覧は、文書の余白に供覧の表示をし、供覧押印欄を設けて行わなければならない。
(文書の起案)
第15条 事案の処理は、文書により決裁を受けなければならない。
3 定例的に取り扱う事案に係る起案は、一定の帳票を用いて行うことができる。
4 電子文書により決裁を受ける場合は、前2項の規定を準用する。
(関係書類の添付)
第16条 起案文書には、必要に応じて起案の理由及び事案の経過を明らかにする資料を添付しなければならない。
(合議による文書の処理)
第17条 2以上の課に関連する文書は、所管課で処理案を起案し、所管課長は、関係する課へ合議した後、上司の決裁を受けなければならない。
2 前項による合議は、相手方職名を指定して行わなければならない。
3 合議を受けた者は、同意又は不同意を決定しなければならない。
4 所管課長は、合議を終えた文書に不同意等の表示があったときは、直ちに上司の指示を受けなければならない。
(機密文書等の取扱い)
第18条 急施を要する文書又は機密文書その他重要な文書で決裁を必要とするものは、当該文書の内容を説明し得る職員が持ち回りで決裁を受けなければならない。
2 処理後においてもなお機密を要する文書は、封筒に入れ保管する等細心の注意をもって取り扱わなければならない。
(未処理文書の調整)
第19条 文書主任は、常に未処理文書を調査し、自ら処理する場合を除き、事務担当者にその処理を促進するよう指導しなければならない。
(文書の合議)
第20条 起案文書のうち、次の掲げる文書は、総務課長の合議を要するものとする。
(1) 条例、規則その他の規程の制定又は改廃に関する文書
(2) 前号に掲げるもののほか、総務課長が必要と認めるもの
(文書の発信者名)
第21条 発送文書は、町長名を用いなければならない。ただし、事案の内容により町長名とする必要がないものについては、この限りでない。
(浄書及び校合)
第22条 文書の浄書は、所管課で行うものとする。
2 浄書した文書は、事務担当者が原議書と校合しなければならない。
(公印)
第23条 校合を終了した浄書文書は、海陽町公印規則(平成18年海陽町規則第9号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げるものには、公印を押印しないことができる。
(1) 他の地方公共団体に対して発する往復文(その内容が特に重要なものを除く。)
(2) 前号に掲げる文書のほか、主務課長が適当と認める文書
2 前項ただし書の規定により公印の押印を省略する文書については、発信者の下に「公印省略」の表示をするものとする。
(文書の整理)
第24条 文書は、常に整然と分類して整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。
2 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置をとるとともに、重要なものは、非常災害時に際しいつでも持ち出せるように、あらかじめ準備しておかなければならない。
3 文書の整理は、簿冊編纂を基本とする。
4 ファイルには、タイトル(様式第7号)をはり付ける。
5 文書の分類は、別に定める文書分類表による。
(文書目録の添付)
第25条 ファイルには、とじ込まれている文書の正確な把握に資するため、ファイルの最初のページに、文書目録(様式第8号)を添付する。
2 ファイルに新たな文書が付け足されたときは、文書目録に文書名を追加記入する。
(文書分類表の変更)
第26条 各課は、次に掲げる事由が生じた場合には速やかに文書分類の変更を検討し、文書分類登録・変更表(様式第9号)を総務課に提出しなければならない。
(1) 新たに事業等が生じ、既存の文書分類表の細分類項目にないタイトルが必要となった場合
(2) 文書の移換えや廃棄の際に、文書の保存年限等の見直しを行った場合
2 総務課は、前項に規定する文書分類登録・変更表に基づき変更内容を確認の上、速やかに文書分類表を変更し、各課に提示しなければならない。
(分類項目の変更)
第27条 各課は、次に掲げる事由が生じた場合には、大分類項目、中分類項目及び小分類項目の変更を検討し、総務課と調整を行わなければならない。
(1) 新しい事務分掌が設けられること等により、既存の分類項目では文書の分類が困難な場合
(2) 各分類項目における文書量が多くなり、文書の検索に不都合が生じた場合
(文書の保管)
第28条 文書の保管は、文書主任のもと、各課において行うものとする。
2 保管の期間は、原則として保存年限起算日から1年間とし、各課において決められた定めに基づき保管し、又は閲覧の管理を行う。
(常用文書)
第29条 課長は、当該課において常時利用する必要があると認めるものを常用文書として指定することができる。
(文書の保存)
第30条 文書の保存年限の種別は、次の5種類とし、電子文書以外の場合は、ファイルのタイトルを色分けするものとする。
(1) 永年保存 赤色
(2) 10年保存 青色
(3) 5年保存 黄色
(4) 3年保存 緑色
(5) 1年保存 白色
2 前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、文書の保存年限は、それぞれ法令等に定める期間又は時効期間による。
3 文書の保存の担当は、次に掲げるとおりとし、それぞれの文書の保存年限に従って保存期間が満了するまで保存するものとする。
(1) 永年保存 総務課
(2) 10年保存以下 各課
4 保存年限の区分は、別表に定めるとおりとする。
(保存年限の起算)
第31条 文書の保存年限の計算は、その完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年により処理する必要がある文書は、その完結した日の属する年の翌年の1月1日から起算する。
(保存文書の引継ぎ)
第32条 保管期間が満了した文書で保存を必要とするものの引継ぎは、別に定めるところにより、毎年度終了後、行わなければならない。
(引継文書の確認)
第33条 総務課長は、前条により文書の引継ぎを受けたときは、当該文書の確認を行わなければならない。
(書庫の管理)
第34条 書庫の管理者は、総務課長とする。
2 総務課長は、書庫における文書の保存状況を統制管理し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
(文書の廃棄)
第35条 保存期間が満了した文書は、速やかに廃棄しなければならない。ただし、電磁的記録により保存する文書のうち、他の文書の保存に支障がないものにあっては、この限りでない。
2 文書の廃棄は、引継ぎした文書は総務課長の指示により所管課長が行い、その他の文書は所管課長が行う。
3 総務課長は、保存期間中の文書であっても保存の必要がないと認めるものは、所管課長と協議の上、廃棄することができる。
4 機密に属する文書又は他に使用されるおそれのある文書を廃棄するときは、焼却又は裁断の方法により処理しなければならない。
(文書の継続保存)
第36条 所管課長は、保存期間満了後において、更に継続して保存する必要があると認められる文書があるときは、保存期間満了前に総務課長の承認を受けなければならない。
2 総務課長は、前項の規定による申出があった場合は、当該申出に係る文書の保存年限の延長の適否を審査し、延長を適当と認めたときは、当該文書を引き続き保存しなければならない。
(その他)
第37条 この訓令に定めるもののほか、文書の管理について必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この訓令は、平成18年3月31日から施行する。
附則(平成19年3月23日訓令第2号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(令和5年2月15日訓令第1号)
この訓令は、令和5年2月16日から施行する。
別表(第30条関係)
種別 | 保存年限 | 備考 |
第1種 | 永久保存 | 1 議会の議決書及び議事録 2 条例、規則その他の重要な規程の制定又は改廃に関するもの 3 訓令、通達、告示、内規、例規等に関するもので特に重要なもの 4 許可、認可、特許、登録、指令又は契約等に関するもので特に重要なもの 5 不服申立てに対する決定若しくは裁決又は訴訟に関するもので特に重要なもの 6 行政上の指導、勧告、監督等に関するもので特に重要なもの 7 各種統計、調査研究等に関するもので特に重要なもの 8 職員の任免に関するもの 9 歳入歳出決算書 10 町有財産の取得に関するもの 11 町有財産の管理、処分に関するもので特に重要なもの 12 原簿、台帳、カード等の帳票で特に重要なもの 13 議会に関するもので特に重要なもの 14 表彰に関するもので特に重要なもの 15 各種委員会、審議会に関するもので特に重要なもの 16 特に重要な事業の計画、実施に関するもの 17 歴史上の参考となるべきもの 18 広報 19 前各号に掲げる文書に類するもの 20 前各号に掲げるもののほか、永年保存を必要と認める文書 |
第2種 | 10年保存 | 1 訓令、通達、告示、内規等に関するもので重要なもの 2 許可、認可、特許、登録、指令又は契約等に関するもので重要なもの 3 不服申立てに対する決定若しくは裁決又は訴訟に関するもので重要なもの 4 行政上の指導、勧告、監督等に関するもので重要なもの 5 各種統計、調査研究等に関するもので重要なもの 6 職員の服務又は給与に関するもので重要なもの 7 予算、決算又は出納に関するもので重要なもの 8 町有財産の管理又は処分に関するもので重要なもの 9 原簿、台帳、カード等の帳票で重要なもの 10 表彰に関するもので重要なもの 11 重要な事業の計画又は実施に関するもの 12 事務引継書 13 前各号に掲げる文書に類するもの 14 前各号に掲げるもののほか、10年保存を必要と認める文書 |
第3種 | 5年保存 | 1 訓令、通達、告示、内規等に関するもの 2 許可、認可、特許、登録、指令又は契約等に関するもの 3 不服申立てに対する決定若しくは裁決又は訴訟に関するもの 4 行政上の指導、勧告、監督に関するもの 5 各種統計、調査研究等に関するもの 6 職員の服務又は給与に関するもの 7 予算、決算又は出納に関するもの 8 町有財産の管理又は処分に関するもので軽易なもの 9 議会に関するもので重要なもの 10 原簿、台帳、カード等の帳票 11 表彰に関するもの 12 事業の計画又は実施に関するもの 13 前各号に掲げる文書に類するもの 14 前各号に掲げるもののほか、5年保存を必要と認める文書 |
第4種 | 3年保存 | 1 議会に関するもの 2 事業の計画又は実施に関するもので軽易なもの 3 報告、届出、復命等に関するもの 4 照会、回答、通知その他往復文書に関するもの 5 前各号に掲げる文書に類するもの 6 前各号に掲げるもののほか、3年保存を必要と認める文書 |
第5種 | 1年保存 | 1 照会、回答、通知等で軽易なもの 2 前号に掲げる文書に類するもの 3 所管課以外の課等における共通文書 4 前各号に掲げるもののほか、1年を超えて保存する必要がないと認められる文書 |
