海陽町情報公開条例(平成18年海陽町条例第10号。以下「条例」という。)に定める行政文書の公開についての事務(以下「公開事務」という。)の取扱いは、別に定めがある場合を除き、この訓令の定めるところにより行うものとする。

第2　公開事務の窓口

1　公開事務の窓口

行政文書の公開に係る相談及び案内並びに行政文書の公開の請求(以下「公開請求」という。)の受付は、総務課において行うものとする。

第3　公開事務

1　行政文書の公開に係る相談及び案内

(1)　情報公開制度の相談等

総務課においては、行政文書の公開に係る相談に応じるとともに、公開請求をしようとするものに対しては、その内容が行政文書の公開に係るものであるかどうかを判断し、公開請求をすることができない場合は、情報の提供等、適切な対応を行うものとする。

(2)　他の制度等の案内

条例第2条第2項ただし書により行政文書から除外され、公開請求の対象とならない場合及び条例第18条各項に掲げる行政文書で、条例の規定が適用されない場合については、その旨を説明するとともに、閲覧することができる場所等を案内するものとする。

(3)　各課等の対応

各課等に、直接、行政文書の公開請求に係る問い合わせ等があった場合は、各課等において公開請求に係る行政文書の有無の確認又は特定をした上で、総務課において公開請求を受け付ける旨を案内するものとする。ただし、当該課等で従前から提供していた情報や直ちに提供することが可能な情報については、公開請求によらず各課等で積極的に提供するものとする。

2　公開請求の受付

(1)　行政文書の特定

ア　公開請求に係る行政文書の特定については、総務課に備える行政文書の検索に必要な資料を用いるほか、当該行政文書に係る事務を所管している課(以下「所管課等」という。)の職員の立会いを求めるなど、所管課等と十分に連絡を取ることにより行うものとする。

イ　公開請求に係る行政文書が存在しない場合は不存在による「非公開決定」を行い、行政文書を特定することができない場合は、当該公開請求を却下することとなるので、請求者にその旨を説明するとともに、当該公開請求の趣旨に沿った情報の提供等、適切な対応を行うものとする。

(2)　公開請求書(海陽町情報公開条例施行規則(平成18年海陽町規則第11号。以下「規則」という。)様式第1号)の提出

ア　行政文書1件につき1枚の公開請求書(以下「請求書」という。)の提出を受けて、公開請求を受け付けるものとする。ただし、複数の行政文書であっても、同一人から、同一の所管課等が管理するものについて公開請求があった場合は、「公開請求に係る行政文書の名称又は内容」欄に記入できる範囲で、1枚の請求書により請求を受け付けるものとする。

イ　代理人による公開請求の場合は、代理人であることを証する書類(委任状等)が添付されていることを確認するものとする。

(3)　請求書の記入事項の確認

ア　請求先については、公開請求に係る行政文書を管理している実施機関の名称が記入してあること。

イ　請求者については、次の事項を確認するものとする。

(ア)　請求者の特定、公開の日時及び場所の調整の連絡並びに条例第10条各項に規定する文書(以下「決定通知書」という。)等の送付のために必要であるので、正確に記入してあること。

(イ)　住所については、請求者が個人である場合は当該個人の住所が、法人その他の団体である場合は事務所又は事業所の所在地が、正確に記入してあること。

(ウ)　氏名については、請求者が個人である場合は当該個人の氏名が、法人その他の団体である場合は当該法人その他の団体の名称及び代表者の氏名が記入してあること。

(エ)　電話番号については、請求者が個人である場合は、本人に確実かつ迅速に連絡ができる番号(自宅、勤務先、携帯電話等)が、請求者が法人その他の団体である場合は、担当者に確実かつ迅速に連絡ができる番号及び担当者名が記入してあること。

ウ　「公開請求に係る行政文書の名称又は内容」欄については、公開請求に係る行政文書を特定するために重要であるので、行政文書を検索することができる程度に具体的に記入してあること。

エ　「公開の実施方法」欄については、請求者が希望する方法の□にレ印が記入してあること。

(4)　請求書の補正について

ア　提出を受けた請求書の記入に不備がある場合は、速やかに請求者にその箇所の補正を求めるものとする。なお、補正を求めた日の翌日から当該補正が完了した日までの日数は、条例第11条第1項の規定により決定期間に算入しないものとする。

イ　請求者に対し、相当の期間を定めて当該請求書の補正を求めたにもかかわらず補正に応じないとき、又は請求者に連絡がつかないときは、当該公開請求を却下するものとする。

(5)　窓口による公開請求の受付

提出を受けた請求書の記入に不備がない場合は、公開請求を受け付け、請求書各葉に受付印を押し、副本1通を請求者に交付するとともに、次の事項について説明するものとする。

ア　総務課において公開請求を受け付けた日(以下「受付日」という。)の翌日から起算して14日以内に実施機関が公開又は非公開の決定(以下「公開決定等」という。)を行い、その結果を文書によってできる限り速やかに通知すること。

イ　ただし、正当な理由があるときは、当該決定をする期限(以下「決定期限」という。)を受付日の翌日から起算して45日を限度として延長することがあり、このときはその旨並びに延長後の決定期限及び延長の理由を公開決定等期限延長通知書(規則様式第5号)により通知すること。

ウ　また、公開請求に係る行政文書が著しく大量であるため、受付日の翌日から起算して45日以内にそのすべてについて公開決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生じるおそれがある場合には、受付日の翌日から起算して45日以内に相当の部分について公開決定等をし、残りの行政文書については相当の期限内に公開決定等をすることがあり、このときは、受付日の翌日から起算して14日以内に公開決定等期限特例延長通知書(規則様式第6号)により通知すること。

エ　行政文書の公開の場所は、原則として、総務課で行うものとすること。

(6)　請求書の送付

公開請求を受け付けたときは、請求書の副本1通を総務課で保管し、正本を所管課等に送付するものとする。

3　行政文書の公開又は非公開の決定等

(1)　非公開情報に該当するかどうかの検討

所管課等は、公開請求に係る行政文書を特定した上、当該行政文書に記録されている情報が条例第7条第2項に規定する非公開情報に該当するかどうかについて、次のことを参考にして検討するものとする。

ア　関係する課等及び総務課との協議

イ　公開請求に係る行政文書に第三者に関する情報(以下「第三者情報」という。)が記録されており、「第4　第三者保護に関する手続」に定める手続により当該第三者からの意見書の提出があった場合におけるその意見

(2)　行政文書の公開決定等

ア　行政文書の公開決定等

所管課等は、(1)に定める検討後、海陽町事務決裁規程(平成18年海陽町訓令第2号)に定める行政文書の公開に関して決定し得る権限を有する者(以下「決定者」という。)の決定により、公開決定等をするものとする。この場合は、総務課に合議するものとする。

イ　決定書案の添付書類

決定書案には、次のものを添付するものとする。

(ア)　公開請求書(規則様式第1号)

(イ)　決定通知書の案(規則様式第2・3・4号)

(ウ)　公開請求に係る行政文書の写し(電磁的記録の場合は、当該電磁的記録を用紙に出力したもの。ただし、用紙に出力することができない場合はその概要を記載したもの)

(エ)　第三者に関する情報について、意見を照会した場合における第三者から提出を受けた公開に対する意見書(規則様式第9号)

(オ)　その他公開決定等に当たって参考とした資料

(3)　決定通知書の記載事項

(ア)　「公開請求に係る行政文書」欄には、請求書に記載された内容により特定された行政文書の名称を記載するものとする。

(イ)　「公開の日時及び場所」欄には、事前に請求者と連絡を取り調整した日時及び場所を記載するものとする。なお、行政文書の写し等の交付を郵送により行う場合は、「郵送」と記載する。

(ウ)　「公開の実施方法」欄には、文書の写しの交付、電磁的記録を用紙に出力したものの写しの交付、フレキシブルディスクに複写したものの交付、ビデオテープを専用機器による視聴など、当該公開請求について、どのような方法により公開するかを具体的に記載するものとする。なお、公開の方法が閲覧、聴取又は視聴による場合は、原本又は写しの別を併せて記載するものとする。

(エ)　「行政文書の概要」欄には、非公開とされた行政文書の概要を記載するものとする。

(オ)　「非公開とする部分の概要」欄には、非公開とする部分に記載されている情報の概要を記載するものとする。

(カ)　「非公開とする根拠規定」欄には、公開請求に係る行政文書を公開しないとき(条例第9条の規定により公開請求を拒否するとき、及び公開請求に係る行政文書を保有していないときを含む。)は、該当する根拠規定をすべて記載するものとする。

(キ)　「根拠規定を適用する理由」欄には、具体的な理由を記載するものとする。

(ク)　「備考」欄には、条例第13条第2項に該当する場合は、その旨及び公開することができる時期を記載するものとする。ただし、公開することができる時期が到来した場合において、請求者が公開を希望する場合は、別途公開請求をしなければならないことを教示するものとする。

(4)　行政文書の公開の日時の調整

所管課等は、行政文書の公開をしようとする場合は、その日時について、事前に請求者と連絡を取り調整するものとする。なお、写し等を交付する場合は、その作成に要する費用の額もあわせて通知するものとする。

(5)　決定通知書の送付

所管課等は、公開決定等をした場合は、決定通知書を請求者に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

(6)　決定期限の延長

ア　条例第11条第2項の規定による延長

所管課等は、決定期限を受付日の翌日から起算して45日を限度として延長する場合は、公開決定等期限延長通知書(規則様式第5号)を、請求者に受付日の翌日から起算して14日以内に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

(ア)　「条例第11条第1項の規定による決定期限」欄には、受付日の翌日から起算して14日目に当たる日を記載するものとする。

(イ)　「延長後の決定期限」欄には、受付日の翌日から起算して45日目に当たる日を記載するものとする。

(ウ)　「延長の理由」欄には、条例第11条第1項の期限内に公開決定等をすることができない正当な理由を具体的に記載するものとする。

イ　条例第12条の規定による延長

所管課等は、条例第12条の規定により決定期限の特例を適用する場合は、公開決定等期限特例延長通知書(規則様式第6号)により、請求者に受付日の翌日から起算して14日以内に通知するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

(ア)　「条例第12条に定める通知期限」欄には、受付日の翌日から起算して14日目に当たる日を記載するものとする。

(イ)　「行政文書のうち相当部分につき公開決定等をする期限」欄には、受付日の翌日から起算して45日目に当たる日を記載するものとする。

(ウ)　「上記の期限内に公開決定等をする部分」欄には、公開請求されたもののうち(イ)の期限内に公開決定等ができる部分を記載するものとする。

(エ)　「残りの行政文書について公開決定等をする期限」欄には、(ウ)を除く他の残りの部分について公開決定等ができることが可能な期限を記載するものとする。

(オ)　「条例第12条を適用する理由」欄には、対象行政文書が著しく大量であるため、45日以内に当該行政文書のすべてについて公開決定等をすることにより、事務の遂行に著しい支障が生じるおそれがある理由を具体的に記載するものとする。

4　事案の移送

(1)　条例第14条に規定する事案の移送をしようとするときは、移送を受ける実施機関と事前に協議するものとする。事案を移送する場合は、移送をした実施機関が事案移送通知書(規則様式第7号)を公開請求者に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

(2)　移送をした実施機関は、移送前にした行為又は必要な情報等について、移送を受けた実施機関に引き継ぐほか、当該公開の実施に必要な協力をするものとする。

5　行政文書の公開の実施

(1)　行政文書の公開の方法

ア　文書又は図画の閲覧

文書又は図画については、その原本を閲覧に供するものとする。マイクロフィルムについては、用紙に印刷したものを閲覧に供するものとする。ただし、次に掲げる文書は、原則として所管課等が作成した当該文書の写しを閲覧に供するものとする。

(ア)　閲覧に供することにより原本が損傷するおそれがある文書

(イ)　台帳類等常時執務の用に供する文書で、所管課等の外に持ち出すことにより、事務の遂行に支障が生じると認められるもの

(ウ)　一部公開をする文書で、非公開情報とそれ以外の情報が同一ページ又は同一綴りに記録されているもの

(エ)　その他原本を閲覧に供することができないと認められるもの

イ　文書又は図画の写しの交付

文書又は図画の写しの交付については、次のとおり取り扱うものとする。

(ア)　文書の写しは、原則として所管課等が作成するものとする。

(イ)　原本と等大の用紙を使用し、当該文書をとじられた順に従い、庁内に設置している電子複写機により1枚ずつ複写する。両面に記録されている場合は両面複写とする。ただし、原本の大きさがA3判を超える場合及び原本が彩色されている場合は、請求者の求めに応じ、庁内に設置している複写機等により複写する。

(ウ)　非公開情報部分については、当該部分を黒く塗り潰すものとする。請求対象外部分については、当該部分を黒枠で囲み枠内は空白とする。

(エ)　マイクロフィルムについては、用紙に印刷したものを交付するものとする。

ウ　録音テープ又は録音ディスクの聴取又は複写したものの交付の方法は、次に掲げる方法であって、実施機関が現に使用している専用機器により行うものとする。

(ア)　当該録音テープ又は録音ディスクを再生したものの聴取

(イ)　当該録音テープ又は録音ディスクを録音カセットテープ(記録時間が120分のものに限る。別表において同じ。)に複写したものの交付

エ　ビデオテープ又はビデオディスクの視聴又は複写したものの交付の方法は、次に掲げる方法であって、実施機関が現に使用している専用機器により行うものとする。

(ア)　当該ビデオテープ又はビデオディスクを再生したものの視聴

(イ)　当該ビデオテープ又はビデオディスクをビデオカセットテープ(VHS方式の記録時間が120分のものに限る。別表において同じ。)に複写したものの交付

オ　その他の電磁的記録の閲覧又は写しの交付の方法は、次に掲げる方法であって、実施機関がその保有するプログラム(電子計算機に対する指令であって、一の結果を得ることができるように組み合わされたものをいう。)により行うものとする。

(ア)　当該電磁的記録を用紙に出力したものの閲覧

(イ)　当該電磁的記録をディスプレイ(実施機関が現に使用している専用機器に限る。)に出力したものの視聴又は閲覧

(ウ)　当該電磁的記録を用紙に出力したものの写しの交付

(エ)　当該電磁的記録をフレキシブルディスク(幅が90ミリメートルのものに限る。別表において同じ。)に複写したものの交付

(オ)　当該電磁的記録を光ディスク(直径が120ミリメートルのものに限る。別表において同じ。)に複写したものの交付

(2)　行政文書の公開の実施

ア　日時及び場所

行政文書の公開は、決定通知書で指定した日時及び場所において行うものとする。

イ　決定通知書の提示

行政文書の公開をする際は、請求者に対して決定通知書の提示を求めるものとする。

ウ　所管課等の職員の説明及び総務課の職員の立会い

公開をするに当たっては、所管課等の職員が公開する行政文書の説明(非公開情報が存在する場合は具体的に非公開情報に該当している旨の説明)を行い、総務課の職員は、公開に立ち会うとともに、費用の納入事務を行うものとする。

エ　費用の納入

行政文書の写し(複写を含む。)を交付する際は、その作成に要する費用を別表のとおり徴収するものとする。

オ　行政文書の写し等の交付を郵送により行う場合は、所管課等は、写しの作成に要する費用及び当該写しの郵送に要する費用(切手の額面)を事前に請求者に口頭等により通知し、請求者から現金書留等により写しの作成に要する費用及び郵送に要する切手の納付を受けた後に(所管課等の職員が総務課へ納入し、領収書を受け取る。)、所管課等から領収書と共に当該行政文書の写し等を請求者に郵送する。

カ　条例第19条第3項の規定により、公開費用の減免をするときは、請求者に公開費用減免申請書(規則様式第11号)の提出を求め、規則第12条第5項の規定と照らし決定するものとする。この場合、総務課に合議するものとする。

(3)　指定日以外の行政文書の公開の実施

請求者が、決定通知書で指定した日時に来なかった場合は、所管課等は、改めて請求者と連絡を取り調整した日時において、行政文書の公開をするものとする。この場合は、その旨を総務課に連絡するとともに、新たに決定通知書を交付しないものとする。

第4　第三者保護に関する手続

1　第三者に関する情報に係る意見照会

所管課等は、公開請求に係る行政文書に第三者情報が記録されている場合は、公開決定等をする前に、当該第三者の権利利益を保護するとともに、慎重かつ公平な決定を期すため、当該第三者に意見書を提出する機会を与えることができるものとする。

2　意見書提出の機会の付与の方法

(1)　第三者情報が記録されている行政文書について請求があったことを文書により当該第三者に照会(規則様式第8号)し、これに対して公開に対する意見書(規則様式第9号)を提出することにより行うものとする。なお、第三者に照会する場合においては、請求者が誰であるか識別できないようにして行うものとする。

(2)　所管課等は、条例第15条第2項の規定により第三者情報を公開するときは、必ず当該第三者に対し照会を行い、これに対する意見を書面により求めるものとする。

(3)　意見の回答は、1週間以内に回答するよう依頼するものとする。

3　反対意見書の取扱い

当該第三者から、行政文書の公開に反対する旨を記載した意見書が提出された場合において公開決定をするときは、次のとおり取り扱うものとする。

(1)　反対意見書を提出した第三者に対し、公開決定についての通知書(規則様式第10号)により通知するものとする。

(2)　公開決定の日と公開を実施する日との間に少なくとも2週間を置くものとする。

(3)　公開決定に対し審査請求ができることを教示するものとする。

(4)　反対意見書を提出しなかった第三者については、公開に関する決定通知を行う義務はないが、口頭を含め、同様の処置を行うものとする。

第5　審査請求があった場合の取扱い

1　審査請求書の受付

(1)　公開請求に対する処分について、行政不服審査法(平成26年法律第68号)第4条に基づく審査請求があった場合は、総務課で審査請求書の提出を受け、所管課等に送付するものとする。

(2)　審査請求書は、行政不服審査法に規定する事項の記載がなければならない。

2　所管課等における検討

所管課等は、総務課から審査請求書の送付を受けた場合は、当該審査請求について、適法であるかを確認するとともに、関係する課等及び総務課との協議を参考にして検討するものとする。

3　審査会への諮問

所管課等は、2に定める検討によって審査請求に係る請求を認容する場合(当該公開決定等について反対意見書が提出されているときを除く。)を除き、審査会に諮問するものとする。

(1)　審査会への諮問は、総務課を経由して行うものとする。

(2)　所管課等は、諮問を行った場合は、速やかに審査請求人及び参加人(行政不服審査法第13条第4項に規定する参加人をいう。以下同じ。)、請求者(請求者が審査請求人及び参加人である場合を除く。)並びに当該公開決定等に対し反対意見書を提出した第三者に対し、審査会に対して諮問を行った旨を審査会諮問通知書(規則様式第12号)により通知しなければならない。

4　審査会からの答申の取扱い

(1)　所管課等は、審査会から答申があったときは、その答申を尊重して、速やかに審査請求に対する裁決について、裁決の手続を行うものとする。

(2)　所管課等は、審査請求に対する裁決を行った場合は、裁決書を審査請求人及び参加人に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

5　反対意見書があった場合の取扱い

第三者に関する情報が記録されている行政文書について、当該第三者の意思に反して公開する旨の裁決をするときは、次のとおり取り扱うものとする。

(1)　当該第三者に対し、公開決定についての通知書(規則様式第10号)により通知するものとする。

(2)　公開決定の日と公開を実施する日との間に少なくとも2週間を置くものとする。

第6　その他

1　行政文書の検索資料

(1)　行政文書の検索に必要な資料とは、次のものをいう。

ア　行政文書目録

イ　文書保存分類表

(2)　総務課は、提出を受けた行政文書の検索資料については一般の閲覧に供するものとする。

(3)　実施機関は、行政文書の検索資料を整備し、照会があった場合に供覧に供するものとする。

2　運用状況の公表

(1)　条例第27条に規定する運用状況の公表については、前年度の運用状況に関し、次の事項を広報誌等に掲載することにより実施する。

ア　行政文書の公開請求件数

イ　行政文書の公開決定件数

ウ　行政文書の一部公開決定件数

エ　行政文書の非公開決定件数

オ　その他公表すべきと認められる事項

附則

附則(平成28年3月17日訓令第1号)

附則(平成31年3月29日訓令第2号)

附則(令和元年9月30日訓令第3号)

附則(令和3年12月28日訓令第8号)

(備考)

1　行政文書の写し(電磁的記録にあっては、用紙に出力したものに限る。)を作成する場合は、日本産業規格A列3番までの用紙を用いるものとする。ただし、これを超える規格の用紙を用いたときの写しの枚数は、日本産業規格A列3番による用紙を用いた場合の枚数に換算して算定する。

2　文書、図画及び写真の写しを作成する場合において、両面印刷の用紙を用いるときは、片面を1枚として算定する。