2　文書の管理は、次に掲げる原則に基づき行わなければならない。

2　文書主任は、所管課長の命を受け、次に掲げる事項を取り扱う。

2　前項第1号の場合においては法規番号簿(様式第1号)に記号、番号等の登録の処理をしなければならない。

3　前2項第2号の場合においては文書管理システムを用いて記号、番号等の登録の処理をしなければならない。ただし、文書管理システムを利用できない環境にある場合は文書発送簿(様式第2号)を用いて記号、番号等の登録の処理を行うことができる。

2　総務課長は、料金の未納又は不足の郵便物が到着したときは、必要と認められるものに限り、料金を支払って収受することができる。

3　電子文書を受信したときは速やかに所管課に転送すること。

2　前項の規定にかかわらず、課長は、申請書、届出書等で、課において直接収受し、直ちに処理を要すると認められるものについては、文書の収受方法を別に定めることができる。

2　文書を受領した係員は、文書管理システムに収受日、件名等その他必要事項を登録し、直ちに処理を開始しなければならない。

3　紙文書で収受した文書は、文書管理システムへの登録に当たって、スキャナ等の機器で読み取り、電子文書として添付し、当該電子文書を原本として保管すること。

4　前項の規定により、スキャナ等の機器で読み取られた紙文書は、廃棄すること。ただし、当該文書のうち、次に掲げるものは、原本も別途保管すること。

5　第3項の規定にかかわらず、文書が大量であり、又はその特性から文書の全体を電子文書とすることが適当でないものについては、スキャナ等の機器では読み取らず、紙文書のまま別途保管すること。

6　やむを得ない理由により処理期限内に処理することが困難なときは、その理由及び処理予定日を課長に申し出てその承認を受けなければならない。

2　自課に属しないと認める電子文書を受信したときは、直ちにこれを所管課へ転送しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、文書管理システムを利用できない環境にある場合又は所管課長が電子供覧の方法により難いと認めるときは、供覧用紙(様式第6号)を利用して押印を求める方法又は紙文書の余白に供覧印を押印し、当該紙文書を供覧する方法により行うことができる。

3　所管課長は供覧された文書のうち、次の各号に該当する文書については、速やかに上司に供覧して指示を受けなければならない。

2　起案は、文書管理システムを用いて電子起案(文書管理システムに事案の内容その他所要事項を入力し、電子決裁を受けるための起案をいう。以下同じ。)の方法により行うものとする。

3　前項の規定にかかわらず、次に掲げる場合は、起案用紙(様式第7号)を用い、押印を求める方法により起案することができる。

4　定例的に取り扱う事案に係る起案は、一定の帳票を用いて行うことができる。

2　前項による合議は、相手方職名を指定して行わなければならない。

3　合議を受けた者は、同意又は不同意を決定しなければならない。

4　所管課長は、合議を終えた文書に不同意等の表示があったときは、直ちに上司の指示を受けなければならない。

2　処理後においてもなお機密を要する文書は、封筒に入れ保管する等細心の注意をもって取り扱わなければならない。

2　総務課長は、前項の規定により、決裁済文書の送付を受けたときは、法規番号簿に登載して所定の手続きをとらなければならない。

3　前2項の規定に関わらず、所管課長は、規程、要綱等の制定及び改廃に関する文書以外を告示、公告又は公示しようとするときは、総務課長に送付することなく、法規番号簿に登載して所定の手続きをとらなければならない。

2　浄書した文書は、事務担当者が原議書と校合しなければならない。

2　前項ただし書きの規定により公印の押印を省略する文書については、発信者名の下に「(公印省略)」の表示をするものとする。ただし、その必要がないと主管課長が認めるときは、当該表示をしないことができる。

2　電子署名を行うために必要な事項は別に定める。

2　文書の整理は、次に掲げる方法により行うものとする。

3　文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置をとるとともに、重要なものは、非常災害時に際しいつでも持ち出せるように、あらかじめ準備しておかなければならない。

4　紙文書のファイルには、タイトル(様式第8号)をはり付ける。

5　文書の分類は、別に定める文書分類表による。

2　前項第2号の規定により簿冊に編纂する場合は、文書分類番号別及び保存期間別に区分し、完結年月日順に整理しなければならない。

2　ファイルに新たな文書が付け足されたときは、文書目録に文書名を追加記入する。

3　電子文書については、文書管理システムにより文書の一覧を管理するものとする。

2　総務課長は、前項に規定する文書分類登録・変更表に基づき変更内容を確認の上、速やかに文書分類表を変更し、文書管理システムに反映するとともに、各課に提示しなければならない。

2　保管の期間は、原則として保存年限起算日から1年間とする。

3　次条に規定する常用文書は、前項の保管期間を延長することができる。

2　常用文書の指定は、文書管理システムにおいて行うものとする。ただし、紙文書については、簿冊に常用文書である旨を表示するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、文書の保存年限は、それぞれ法令等に定める期間又は時効期間による。

3　文書の保存の担当は、次に掲げるとおりとし、それぞれの文書の保存年限に従って保存期間が満了するまで保存するものとする。

4　保存年限の区分は、別表に定めるとおりとする。

2　前項第2号の簿冊の背表紙には、文書分類番号、完結年度、簿冊名、保存期間等必要事項を記載すること。

3　簿冊は、保存期間別に区分して整理すること。

2　前項第2号の引継予定表には、次に掲げる事項を記載しなければならない。

3　総務課長は、第1項第2号の規定により引継ぎを受けた簿冊について、形式、内容等の適否を審査し、適当と認めるものについては、所管課文書主任に受領の確認を行わなければならない。

4　所管課文書主任は、引継ぎが完了した簿冊について文書管理システムにて引継処理を行わなければならない。

2　総務課長は、書庫に納めた紙文書の簿冊について、その所在を明確にするため、配架場所を文書管理システムに記録し、管理しなければならない。

3　総務課長は、文書管理システムにおいて、すべての保存文書(電子文書及び紙文書)の保存状況を統制管理し、常にその所在及び保存期間満了日を明らかにしておかなければならない。

2　閲覧中の文書又は貸出しを受けた文書は、どのような理由があっても抜取り、取替え、添削等をしてはならない。

2　電子文書を文書管理システム以外の場所(各課のサーバー、共有フォルダ、個人のパソコン等)に保管又は保存してはならない。ただし、次に掲げる場合は、この限りでない。

3　前項ただし書の規定により文書管理システム以外の場所に保管又は保存する場合は、その理由、保管場所及び期間を文書管理システムに記録するとともに、速やかに文書管理システムに登録し、又は移行しなければならない。

4　電子文書は、消滅、改ざん、漏えい等が生じないよう、適切に保管し、及び保存しなければならない。

5　総務課長は、文書管理システムに保存されている電子文書について、定期的にバックアップを実施しなければならない。

2　文書の廃棄は、次に掲げる方法により行う。

3　総務課長は、保存期間中の文書であっても保存の必要がないと認めるものは、所管課長と協議の上、廃棄することができる。

4　機密に属する文書又は他に使用されるおそれのある文書を廃棄するときは、次に掲げる方法により処理しなければならない。

5　文書管理システムは、廃棄した文書の履歴(文書名、保存期間、廃棄日、廃棄承認者等)を記録し、保存するものとする。

この訓令は、令和8年4月1日から施行する。