海陽町個人情報保護条例(平成18年海陽町条例第11号。以下「条例」という。)に定める個人情報の保護に関する事務の取扱いは、別に定めがある場合を除き、この訓令の定めるところにより行うものとする。

第2　個人情報取扱事務の届出手続

1　事務を開始する場合の届出手続

(1)　個人情報取扱事務(以下「事務」という。)の開始の届出は、当該事務を所管している課等(以下「所管課等」という。)の長が、個人情報を取り扱う事務開始届出書(海陽町個人情報保護条例施行規則(平成18年海陽町規則第12号。以下「規則」という。)様式第1号。以下「開始届」という。)を総務課に提出することにより行うものとする。

(2)　総務課は、開始届が提出されたときは、その記入内容を確認するとともに、必要に応じて、記入事項について、所管課等の長と協議するものとする。

(3)　総務課は、提出された開始届を編纂し、総務課に備え置くとともに、各所管課等に送付するものとする。

2　届出に係る事項を変更し、又は届出に係る事務を廃止した場合の届出手続

(1)　届出に係る事項の変更又は届出に係る事務の廃止の届出は、個人情報を取り扱う事務変更(廃止)届出書(規則様式第2号。以下「変更・廃止届」という。)を総務課に提出することにより行うものとする。

(2)　総務課は、変更・廃止届が提出されたときは、その記入内容を確認するとともに、必要に応じて、記入事項について、所管課等の長と協議するものとする。

(3)　総務課は、(2)に定める確認、協議の結果を踏まえ、次の方法により届出に係る事項の変更又は届出に係る事務の廃止の手続を行うものとする。

ア　届出に係る事項の変更

届出に係る事項を変更した部分について開始届に修正を加え、備考欄に変更の届出年月日及び変更項目を記入するものとする。

イ　届出に係る事務の廃止

廃止した事務に係る開始届を斜線等で抹消し、備考欄に廃止の届出年月日を記入するものとする。

(4)　総務課は、届出に係る事項を変更した場合は、所管課等の長に対し、変更後の開始届の写しを送付するものとする。

3　審議会への報告

総務課は、開始届及び届出に係る事項の変更の届出があったときは、届出に係る事項その他必要な事項について、遅滞なく海陽町情報公開・個人情報保護審議会(以下「審議会」という。)に報告するとともに、一般の閲覧に供するものとする。

4　開始届等の記入事項

(1)　開始届の記入事項

ア　「事務の名称」欄には、具体的かつ簡潔な名称を記入するものとする。

イ　「事務所管課等の名称」欄には、当該事務の所管課等の名称を記入するものとする。

ウ　「事務の目的」欄には、当該事務の目的、内容が明確に把握できるように記入するものとする。

エ　「対象者の範囲」欄には、対象となる個人の範囲、基準を分かりやすく記入するものとする。

オ　「個人情報の記録項目」欄には、当該事務で取り扱っている個人情報のすべての項目の□にレ印を記入するものとする。

カ　「事務開始年月日」欄には、当該事務を開始する期日を記入するものとする。

キ　「個人情報の収集先」欄には、個人情報の収集先が本人である場合は、「本人」の□にレ印を記入し、個人情報の収集先が本人以外の場合は、「本人以外」の□にレ印を記入するとともに、該当する収集先の□にレ印を記入し、更に本人以外から収集する理由として条例第7条第2項の何号に該当するかを記入するものとする。

ク　「個人情報の目的外利用・提供先」欄には、個人情報を経常的に、目的外に利用又は提供することがない場合は、「無」の□にレ印を記入するものとする。

個人情報を経常的に、目的外に利用又は提供している場合は、「有」の□にレ印を記入するとともに、条例第9条第1項の何号に該当するかを記入し、更に該当する提供先の□にレ印を記入するものとする。

ケ　「電子計算機処理の有無」欄には、個人情報を電子計算機による処理を行う場合は、「有」の□にレ印を記入するものとする。

個人情報を電子計算機による処理を行わない場合又は一時的若しくは試験的な電子計算機による処理のほか規則第4条各号に規定する電子計算機の処理を行う場合は、「無」の□にレ印を記入するものとする。

(2)　変更・廃止届の記入事項

ア　「変更(廃止)年月日」欄には、届出に係る事項を変更し、又は届出に係る事務を廃止した年月日を記入するものとする。

イ　「変更内容」欄には、変更の内容が容易に把握できるよう記入するものとする。

第3　個人情報の開示、訂正請求の窓口

1　個人情報の開示、訂正請求の窓口

個人情報の開示、訂正請求の受付は、総務課において行うものとする。

第4　個人情報の開示事務

1　本人開示請求の相談等

総務課においては、個人情報の開示に係る相談に応じるとともに、本人開示請求をしようとする者に対しては、その内容が個人情報の開示に係るものであるかどうかを判断し、本人開示請求をすることができない場合は、その旨を説明する等、適切な対応を行うものとする。

また、海陽町情報公開条例(平成18年海陽町条例第10号)第2条第2項ただし書の規定により行政文書から除外され、本人開示請求の対象とならない場合及び条例第36条第3項各号に規定する条例の規定が適用されない場合については、その旨を説明する等適切な対応を行うものとする。

2　本人開示請求の受付

(1)　本人又は本人の代理人であることの確認

本人開示請求者が当該本人開示請求に係る個人情報の本人又は本人の代理人であることの確認は、本人開示請求者が提出し、又は提示する書類で行うものとするが、その書類とは、規則第6条第3項に規定する次の書類である。

なお、本人開示請求に係る個人情報の本人又は本人の代理人であることが確認できない場合は、個人情報本人開示請求書(規則様式第3号。以下「本人開示請求書」という。)を受理することができないものとする。

ア　運転免許証

イ　旅券

ウ　健康保険被保険者証

エ　その他当該請求に係る本人であることを確認することができるもの

オ　未成年者の代理人にあっては、住民票記載事項証明書その他代理人であることを証明する書類

カ　成年被後見人等に付された後見人等にあっては、当該成年後見に関する登記事項証明書その他代理人であることを証明する書類

キ　本人に本人開示請求に関する代理権を与えられた者にあっては、委任状

(2)　個人情報の特定

本人開示請求に係る個人情報の特定については、本人開示請求者から、本人開示請求に係る個人情報の特定に必要な事項を十分聴き取るとともに、所管課等の職員の立会いを求めるなど、所管課等と十分連絡を取ることにより行うものとする。

(3)　本人開示請求書の提出

本人開示請求に係る個人情報1件につき1枚の本人開示請求書の提出を受けて、本人開示請求を受け付けるものとする。ただし、同一の所管課等に同一人から複数の本人開示請求があった場合は、「本人開示請求に係る個人情報の名称又は内容」欄に記入することができる範囲で、1枚の本人開示請求書の提出を受けて、本人開示請求を受け付けるものとする。

(4)　本人開示請求書の記入事項の確認

ア　請求先については、本人開示請求に係る個人情報に関する事務を所管する実施機関の名称が記入してあること。

イ　請求者については、次の事項を確認するものとする。

(ア)　請求者の特定、開示の日時及び場所の調整の連絡並びに条例第21条第1項及び第2項に規定する書面(以下「開示決定通知書等」という。)等の送付のため、必要であるので、正確に記入してあること。

(イ)　住所について、代理人である請求者が法人である場合は、事務所の所在地が正確に記入してあること。

(ウ)　氏名については、請求者が法人である場合は当該法人の名称及び代表者の氏名が記入してあること。

(エ)　電話番号については、請求者が個人である場合は、本人に確実かつ迅速に連絡できる番号(自宅、勤務先、携帯番号等)が、代理人である請求者が法人である場合は、担当者に確実かつ迅速に連絡できる番号及び担当者名が記入してあること。

ウ　「本人開示請求に係る個人情報の名称又は内容」欄には、本人開示請求に係る個人情報を特定するために重要であるので、当該個人情報を検索できる程度に具体的に記入してあること。

エ　「開示の実施方法」欄には、本人開示請求者が希望する方法を○で囲んであること。

オ　「代理人による請求の場合の本人の氏名等」欄には、本人開示請求者が代理人の場合、本人開示請求に係る個人情報の本人の住所、氏名及び電話番号が正確に記入してあること。

カ　「本人又は代理人の確認」欄は、総務課において、本人又は代理人であることを確認した書類で該当するものを○で囲むこと。

(5)　本人開示請求書の記入に不備がある場合の対応

提出を受けた本人開示請求書の記入に不備がある場合は、本人開示請求者にその箇所を補正するよう指導するものとする。

(6)　本人開示請求の受付

提出を受けた本人開示請求書の記入に不備がない場合は、本人開示請求を受け付け、本人開示請求書各葉に受付印を押し、副本1通を本人開示請求者に交付するとともに、次の事項について説明するものとする。

ア　総務課において本人開示請求を受け付けた日(以下「受付日」という。)の翌日から起算して14日以内に開示又は非開示の決定を行い、その結果を文書によってできる限り速やかに通知すること。

ただし、正当な理由がある場合は、当該決定をする期限(以下「開示等決定期限」という。)を受付日の翌日から起算して45日を限度として延長することがあり、その旨並びに延長する理由及び延長後の期限を書面によってできる限り速やかに通知すること。

イ　本人開示請求に係る個人情報に第三者に関する情報が含まれている場合は、当該第三者の意見を聴くことがあること。

ウ　個人情報の開示の日時について、事前に連絡を取り調整した上、文書により通知すること。

エ　個人情報の開示の場所は、原則として、総務課であること。

(7)　本人開示請求書の送付

本人開示請求を受け付けた場合は、本人開示請求書の副本1通を総務課で保管し、正本を所管課等に送付するものとする。

3　個人情報の開示又は非開示の決定等

(1)　本人開示請求の受理

所管課等は、総務課から送付された本人開示請求書について次の事項を確認し、本人開示請求を受理するものとする。

ア　本人開示請求に係る個人情報について、

(ア)　特定することができること。

(イ)　本人開示請求者(本人開示請求者が代理人である場合は、被代理者)本人の個人情報であること。

(ウ)　条例第36条第3項各号に規定する個人情報でないこと。

(2)　非開示事項に該当するかどうかの検討

所管課等は、本人開示請求を受理した場合は、本人開示請求に係る個人情報が条例第18条各号に該当するかどうかについて、次のことを参考にして検討するものとする。

ア　関係する課等及び総務課との協議

イ　本人開示請求に係る個人情報が第三者に関する情報(以下「第三者情報」という。)が記録されており、「第5　第三者に関する情報の取扱い」に定める手続により当該第三者の意見を聴いた場合におけるその意見

(3)　個人情報の開示の日時及び場所の調整

所管課等は、本人開示請求に係る個人情報の開示をしようとする場合は、その日時及び場所について、事前に本人開示請求者と連絡を取り調整するものとする。ただし、場所については、原則として総務課とするものとする。なお、写しを交付しようとする場合は、その作成に要する費用の額も併せて連絡するものとする。

(4)　個人情報の開示又は非開示の決定

ア　個人情報の開示又は非開示の決定

所管課等は、(2)に定める検討を行った後、事務決裁規程に定める個人情報の開示に関して決定し得る権限を有する者(以下「開示等決定者」という。)の決定により、個人情報の開示又は非開示の決定をするものとする。この場合は、総務課に合議するものとする。

イ　決定書案の添付書類

決定書案には、次のものを添付するものとする。

(ア)　個人情報本人開示請求書(規則様式第3号)

(イ)　個人情報開示決定通知書等の案(規則様式第4・5・6号)

(ウ)　第三者情報に関して当該第三者の意見を聴いた場合における個人情報の開示に対する意見書(規則様式第8号)

(エ)　本人開示請求に係る個人情報の写し(電磁的記録の場合は、当該電磁的記録を用紙に出力したもの。ただし、用紙に出力することができない場合は、その概要を記載したもの。)

(5)　開示決定通知書等の送付

所管課等は、個人情報の開示又は非開示の決定をした場合は、開示等決定通知書を本人開示請求者に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

(6)　開示決定通知書等の記入事項

ア　「本人開示請求に係る個人情報」欄には、本人開示請求に係る個人情報の名称を記入するものとする。

イ　「開示の日時及び場所」欄には、事前に本人開示請求者と連絡を取り調整した日時及び場所を記入するものとする。

ウ　「開示の実施方法」欄には、文書の写しの交付、電磁的記録を用紙に出力したものの写しの交付、フレキシブルディスクに複写したものの交付、ビデオテープを専用機器により再生したものの視聴など、当該本人開示請求について、どのような方法により開示するかを具体的に記載する。

なお、開示の方法が閲覧、聴取又は視聴による場合は、原本又は写しの別を併せて記載するものとする。

エ　「個人情報の概要」欄には、非開示とされた個人情報の概要を記載するものとする。

オ　「非開示とする部分の概要」欄には、非開示とする部分に記載されている個人情報の概要を記載するものとする。

カ　「非開示とする根拠規定」欄には、本人開示請求に係る個人情報を開示しないとき(条例第20条の規定により開示請求を拒否するとき、及び開示請求に係る行政文書を保有していないときを含む。)は、該当する根拠規定をすべて記入するものとする。

キ　「根拠規定を適用する理由」欄には、具体的な理由を記載するものとする。

ク　「備考」欄には、条例第23条第2項に該当する場合は、その旨及び開示できる時期を記載するものとする。ただし、開示できる時期が到来した場合において、本人開示請求者が開示を希望する場合は、別途本人開示請求をしなければならないことを教示するものとする。

(7)　開示等決定期限の延長

ア　所管課等は、条例第22条第1項に規定する期限内に個人情報の開示又は非開示の決定をすることができないことが明らかになったときは、当該期限を延長するものとする。この場合は、その旨並びに延長する理由及び期限を記入した決定期限延長通知書(規則様式第10号)を本人開示請求者に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

イ　開示決定期限延長通知書の記入事項

(ア)　「条例第22条第1項(第29条第4項において準用する場合を含む。)の規定による決定期限」欄には、本人開示請求のあった日の翌日から起算して14日目に当たる日を記入するものとする。

(イ)　「延長後の決定期限」欄には、本人開示請求があった日の翌日から起算して45日目に当たる日を記入するものとする。

(ウ)　「延長の理由」欄には、開示等決定期限を延長する正当な理由を記入するものとする。

4　事案の移送

(1)　条例第24条に規定する事案の移送をしようとするときは、移送を受ける実施機関と事前に協議するものとする。事案を移送する場合は、移送をした実施機関が事案移送通知書(規則様式第11号)を開示請求者に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

(2)　移送をした実施機関は、移送前にした行為又は必要な情報等について、移送を受けた実施機関に引き継ぐほか、当該公開の実施に必要な協力をするものとする。

5　個人情報の開示の実施

(1)　個人情報の開示の方法

ア　文書又は図画の閲覧

文書又は図画については、その原本を閲覧に供するものとする。マイクロフィルムについては、用紙に印刷したものを閲覧に供するものとする。ただし、次に掲げる文書は、原則として所管課等が作成した当該文書の写しを閲覧に供するものとする。

(ア)　閲覧に供することにより原本が損傷するおそれがある文書

(イ)　台帳類等常時執務の用に供する文書で、所管課等の外に持ち出すことにより、事務の遂行に支障が生じると認められるもの

(ウ)　一部公開をする文書で、非公開情報とそれ以外の情報が同一ページ又は同一綴りに記録されているもの

(エ)　その他原本を閲覧に供することができないと認められるもの

イ　文書又は図画の写しの交付

文書又は図画の写しの交付については、次のとおり取り扱うものとする。

(ア)　文書の写しは、原則として所管課等が作成するものとする。

(イ)　原本と等大の用紙を使用し、当該文書をとじられた順に従い、庁内に設置している電子複写機により1枚ずつ複写する。両面に記録されている場合は両面複写とする。ただし、原本の大きさがA3判を超える場合及び原本が彩色されている場合は、請求者の求めに応じ、庁内に設置しているカラー電子複写機により複写する。

(ウ)　非公開情報部分については、当該部分を黒く塗り潰すものとする。請求対象外部分については、当該部分を黒枠で囲み枠内は空白とする。

(エ)　マイクロフィルムについては、用紙に印刷したものを交付するものとする。

ウ　録音テープ又は録音ディスクの聴取又は複写したものの交付の方法は、次に掲げる方法であって、実施機関が現に使用している専用機器により行うものとする。

(ア)　当該録音テープ又は録音ディスクを再生したものの聴取

(イ)　当該録音テープ又は録音ディスクを録音カセットテープ(記録時間が120分のものに限る。別表において同じ。)に複写したものの交付

エ　ビデオテープ又はビデオディスクの視聴又は複写したものの交付の方法は、次に掲げる方法であって、実施機関が現に使用している専用機器により行うものとする。

(ア)　当該ビデオテープ又はビデオディスクを再生したものの視聴

(イ)　当該ビデオテープ又はビデオディスクをビデオカセットテープ(VHS方式の記録時間が120分のものに限る。別表において同じ。)に複写したものの交付

オ　その他の電磁的記録の閲覧又は写しの交付の方法は、次に掲げる方法であって、実施機関がその保有するプログラム(電子計算機に対する指令であって、一の結果を得ることができるように組み合わされたものをいう。)により行うものとする。

(ア)　当該電磁的記録を用紙に出力したものの閲覧

(イ)　当該電磁的記録をディスプレイ(実施機関が現に使用している専用機器に限る。)に出力したものの視聴又は閲覧

(ウ)　当該電磁的記録を用紙に出力したものの写しの交付

(エ)　当該電磁的記録をフレキシブルディスク(幅が90ミリメートルのものに限る。別表において同じ。)に複写したものの交付

(オ)　当該電磁的記録を光ディスク(直径が120ミリメートルのものに限る。別表において同じ。)に複写したものの交付

(2)　個人情報の開示の実施

ア　日時及び場所

個人情報の開示は、開示等決定通知書で指定した日時及び場所においてするものとする。

イ　開示等決定通知書の提示

個人情報を開示する際は、本人開示請求者に対して開示等決定通知書の提示を求めるとともに、本人開示請求を受け付ける際と同様の方法で本人開示請求に係る本人又は本人の代理人であることを確認するものとする。

ウ　所管課等の職員の説明及び総務課の職員の立会い

個人情報の開示をするに当たっては、所管課等の職員が開示する個人情報の説明(非開示情報が存在する場合は具体的に非開示情報に該当している旨の説明)を行い、総務課の職員は、開示に立ち会うとともに、費用の納入事務を行うものとする。

エ　費用の納入

個人情報の写し(複写を含む。)を交付する際は、その作成に要する費用を別表のとおり徴収するものとする。

オ　個人情報の写し等の交付を郵送により行う場合は、所管課等は、写しの作成に要する費用及び当該写しの郵送に要する費用(切手の額面)を事前に請求者に口頭等により通知し、請求者から現金書留等により写しの作成に要する費用及び郵送に要する切手の納付を受けた後に(所管課等の職員が総務課へ納入し、領収書を受け取る。)、所管課等から領収書と共に当該個人情報の写し等を請求者に郵送する。なお、写し等の送付については、本人開示請求者が病気その他やむを得ない理由で来庁することが困難な場合に限り認めるものとする。

カ　条例第33条第2項の規定により、開示費用の減免をするときは、本人開示請求者に個人情報開示費用減免申請書(規則様式第19号)の提出を求め、決定するものとする。この場合、総務課に合議するものとする。

(3)　指定日以外の個人情報の開示の実施

本人開示請求者が、開示決定通知書等で指定した日時に来なかった場合は、所管課等は、改めて本人開示請求者と連絡を取り調整した日時において、個人情報を開示するものとする。

この場合は、その旨を総務課に連絡するとともに、新たに開示決定通知書等を交付しないものとする。

第5　第三者に関する情報の取扱い

1　意見聴取の実施

(1)　所管課等は、本人開示請求に係る個人情報に第三者情報が含まれている場合は、開示又は非開示の決定をする前に、必要に応じて、当該第三者の意見を聴くものとする。

(2)　所管課等は、第三者情報が、条例第18条各号のいずれかに該当する場合は、第三者の意見を聴かないものとする。

2　意見聴取の方法

(1)　意見聴取は、第三者情報が含まれている個人情報について本人開示請求があったことを口頭又は個人情報の開示に対する意見照会書(規則様式第7号)により当該第三者に通知し、これに対する意見を原則として個人情報の開示に対する意見書(規則様式第8号)で回答するよう求めることにより行うものとする。

(2)　意見の回答は、1週間以内に提出するよう依頼するものとする。

(3)　意見聴取は、原則として本人開示請求者が識別できない形で行うものとする。

3　意見聴取記録書の作成

口頭により意見を聴いた場合は、次の事項を記録した意見聴取記録書を作成するものとする。

(1)　意見を聴いた第三者の氏名及び住所

(2)　意見を聴いた年月日

(3)　当該第三者の意見

(4)　その他必要な事項

4　第三者への通知

所管課等は、第三者の意見を聴いた個人情報について、開示又は非開示の決定をした場合は、個人情報の開示決定についての通知書(規則様式第9号)により当該第三者に通知するものとする。

第6　個人情報の訂正事務

1　訂正請求の相談等

総務課においては、個人情報の訂正に係る相談に応じるとともに、訂正請求をしようとする者に対しては、その内容が個人情報の訂正に係るものであるかどうかを判断し、訂正請求をすることができない場合は、その旨を説明する等、適切な対応を行うものとする。

また、条例第36条第3項各号に規定する個人情報については、条例に基づく訂正請求をすることができないので、その旨を説明する等適切な対応を行うものとする。

2　訂正請求の受付

(1)　本人又は本人の代理人であることの確認

訂正請求者が当該訂正請求に係る個人情報の本人又は本人の代理人であることの確認は、個人情報の開示事務(第4の2(1))と同様の方法で行うものとする。

(2)　個人情報の開示を受けていることの確認

訂正請求をすることができる個人情報は、条例第25条第1項の規定による開示を受けていることが必要であるので、訂正請求者が持参する開示の決定通知書又は所管課等に残っている開示の決定に係る起案文書によって、既に開示を行っているか否かを確認するものとする。なお、開示を行っていない場合は、訂正請求を受理することができないものである。

(3)　事実に合致することを証する資料の確認

訂正請求を行うには、訂正を求める内容が事実に合致することを証する資料を個人情報訂正請求書(規則様式第12号。以下「訂正請求書」という。)に添付する必要があるので、当該資料が添付されているか否かを確認するものとする。

(4)　訂正請求書の提出

訂正請求書の提出については、個人情報の開示事務(第4の2(3))と同様の方法により行うものとする。

(5)　訂正請求書の記入事項の確認

ア　「本人開示を受けた個人情報の名称又は内容」欄については、訂正請求は、条例による開示を受けた個人情報を対象としているため、開示又は一部開示に係る決定通知書の「本人開示請求に係る個人情報」の欄に記載されている内容と同一であること。

イ　「訂正を求める事実及び訂正の内容」欄については、訂正を求める箇所及び訂正の内容が、具体的に分かるように記入してあること。

(6)　訂正請求書の記入に不備がある場合の対応

提出を受けた訂正請求書の記入に不備がある場合の対応については、個人情報の開示事務(第4の2(5))と同様の方法により行うものとする。

(7)　訂正請求の受付

訂正請求の受付については、個人情報の開示事務(第4の2(6))と同様の方法により行うものとする。なお、訂正請求に対する決定をする期限(以下「訂正等決定期限」という。)は、訂正請求を受け付けた日の翌日から起算して30日以内であるので注意すること。

3　個人情報の訂正又は非訂正の決定等

(1)　訂正請求の受理

所管課等は、総務課から送付された訂正請求書について次の事項を確認し、訂正請求を受理するものとする。

ア　訂正請求に係る個人情報について

(ア)　条例第25条第1項の規定による開示を受けた個人情報であること。

(イ)　訂正請求者(訂正請求者が代理人である場合は、被代理者)本人の個人情報であること。

(ウ)　「事実」に関するものであること。

(エ)　条例第36条第3項各号に規定する個人情報でないこと。

(2)　訂正するかどうかの検討

所管課等は、(1)に定める確認をし、かつ、訂正する権限があると認めたときは、当該訂正の方法、内容等を次のことを参考にして検討するものとする。

ア　関係する課等及び総務課との協議

イ　訂正請求に係る個人情報に第三者情報が記録されており、当該第三者の意見を聴いた場合におけるその意見

(3)　個人情報の訂正又は非訂正の決定

個人情報の訂正又は非訂正の決定については、個人情報の開示事務(第4の3(4))に準じた方法により行うものとする。

(4)　個人情報の訂正

個人情報の訂正をする旨の決定をしたときは、遅滞なく訂正請求に係る個人情報を訂正するものとする。

訂正は、次の方法のほか、個人情報の内容及び記録媒体の種類、性質に応じ、適切な方法により行うものとする。

ア　誤った個人情報を完全に消去した上で、事実に合致した個人情報を新たに記録する。

イ　誤った個人情報が記録された部分を二重線で抹消し、余白に朱書き等で事実に合致した個人情報を記載する。

ウ　記録された個人情報が誤っている旨及び事実に合致した個人情報を余白等に記載する。

(5)　訂正通知書等の送付

所管課等は、(4)に定める個人情報の訂正をし、又は非訂正の決定をしたときは、遅滞なく、条例第29条第1項又は第2項に規定する書面(以下「訂正通知書等」という。)を訂正請求者に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

(6)　訂正通知書等の記入事項

ア　「訂正請求に係る個人情報」欄には、訂正請求に係る個人情報の名称を記入するものとする。

イ　「訂正の内容」欄には、訂正した内容を具体的に記入するものとする。

ウ　「訂正をしない理由」欄及び「一部訂正とする理由」欄には、決定の理由を明確かつ具体的に記入するものとする。

(7)　訂正等決定期限の延長

訂正等決定期限の延長については、個人情報の開示事務(第4の3(7))と同様の方法により行うものとする。なお、訂正等決定期限は、訂正請求を受け付けた日の翌日から起算して30日以内であるので注意すること。

第7　審査請求があった場合の取扱い

1　審査請求書の受付

請求に対する処分について、審査請求があった場合は、総務課で審査請求書の提出を受け、所管課等に送付するものとする。

2　所管課等における検討

所管課等は、総務課から審査請求書の送付を受けた場合は、審査請求について、適法であることを確認するとともに、関係する課等及び総務課との協議を参考にして検討するものとする。

3　審査会への諮問

所管課等は、2に定める検討によって審査請求に係る請求を認容する場合を除き、審査会に諮問するものとする。なお、審査会への諮問は、総務課を経由して行うものとする。

4　審査会からの答申の取扱い

(1)　所管課等は、審査会から答申があった場合は、速やかに、審査請求に対する裁決について、その答申を尊重して、裁決の手続を行うものとする。

(2)　所管課等は、審査請求に対する裁決を行った場合は、裁決書を審査請求人に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

第8　個人情報の取扱いの是正の申出事務

1　是正申出書の提出

個人情報の取扱いの是正の申出をしようとする者は、個人情報取扱いの是正申出書(規則様式第16号。以下「是正申出書」という。)を総務課に提出するものとする。

2　是正の申出の受付

(1)　個人情報の本人又は本人の代理人であることの確認

是正申出者が当該是正の申出に係る個人情報の本人又は本人の代理人であることの確認は、個人情報の開示事務(第4の2(1))と同様の方法で行うものとする。

(2)　個人情報の特定

是正の申出に係る個人情報の特定については、個人情報の開示事務(第4の2(2))に準じた方法により行うものとする。

(3)　是正申出書の記入事項の確認

ア　「是正の申出に係る個人情報の名称」欄については、是正の申出に係る個人情報を特定するために重要であるので、当該個人情報を検索できる程度に具体的に記入するものとする。

イ　「是正の申出の内容」欄については、是正の申出に係る個人情報の取扱いの内容を記入するものとする。

ウ　「是正の申出の理由」欄については、個人情報の取扱いが条例第6条から第9条までに定める規定に違反していると認める理由を記入するものとする。

(4)　是正申出書の記入に不備がある場合の対応

提出を受けた是正申出書の記入に不備がある場合の対応については、個人情報の開示事務(第4の2(5))に準じた方法により行うものとする。

(5)　是正申出書の受付

提出を受けた是正申出書の記入に不備がない場合は、是正申出書を受け付け、是正申出書各葉に受付印を押し、副本1通を申出者に交付するとともに、次の事項について説明するものとする。

ア　是正の申出の処理には日時を要すること。

イ　是正の申出の処理内容は、個人情報取扱いの是正の申出に係る処理内容通知書(規則様式第17号。以下「処理内容通知書」という。)により通知すること。

ウ　その他必要な事項

3　是正の申出に対する処理

(1)　是正申出書の内容の確認

所管課等は、総務課から送付された是正申出書について、是正の申出の対象となった個人情報の取扱いを特定し、当該取扱いにおいて、是正申出者(是正申出者が代理人である場合は、被代理者)本人に係る個人情報があるかどうかについて確認するものとする。

(2)　是正の申出に対する処理

所管課等は、(1)に定める確認を経た後、是正の申出の対象となった個人情報の取扱いについて、その事実関係を調査し、是正する必要があることを認め、かつ、是正する権限があると認めたときは、当該是正の方法、内容等を次のことを参考にして検討するものとする。

ア　関係する課等及び総務課との協議

イ　是正の申出に係る個人情報に第三者情報が記録されており、当該第三者の意見を聴いた場合におけるその意見

(3)　処理の決定

個人情報の是正又は非是正の決定については、個人情報の開示事務(第4の3(4))に準じた方法により行うものとする。

(4)　処理内容通知書の送付

所管課等は、個人情報の是正又は非是正の決定をした場合は、処理内容通知書を申出者に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

(5)　処理内容通知書の記入事項

ア　「是正の申出に係る個人情報」欄には、是正の申出に係る個人情報の名称を記入するものとする。

イ　「是正の申出の内容」欄には、是正の申出に係る個人情報の取扱いの内容を記入するものとする。

ウ　「是正の申出に対する処理の内容」欄には、是正の申出に応じる場合は、是正の内容、理由、時期等について具体的に記入するものとする。また、是正の申出に応じられない場合は、その旨及び理由を具体的に記入するものとする。

4　審議会の意見

所管課等は、是正の申出があったときは、当該是正の申出に係る処理について、あらかじめ審議会の意見を聴いた上で、必要があると認められる場合には、措置を講ずるものとする。

第9　その他

1　運用状況の公表

(1)　条例第38条に規定する運用状況の公表については、前年度の運用状況に関し、次の事項を広報誌等に掲載することにより実施する。

ア　個人情報の本人開示請求権数

イ　個人情報の開示決定件数

ウ　個人情報の一部開示決定件数

エ　個人情報の非開示決定件数

オ　その他公表すべきと認められる事項

附則

附則(平成28年3月17日訓令第1号)

附則(令和元年9月30日訓令第4号)

(備考)

1　行政文書の写し(電磁的記録にあっては、用紙に出力したものに限る。)を作成する場合は、日本産業規格A列3番までの用紙を用いるものとする。ただし、これを超える規格の用紙を用いたときの写しの枚数は、日本産業規格A列3番による用紙を用いた場合の枚数に換算して算定する。

2　文書、図画及び写真の写しを作成する場合において、両面印刷の用紙を用いるときは、片面を1枚として算定する。